La digitalización acelerada está impulsando al máximo la automatización, especialmente en organizaciones que su mayor fuente de ingreso proviene de servicios contratados online o que disponen de algún e-Commerce.

La automatización de facturación y de pagos, es una de las principales y más productivas acciones que tu organización puede implementar, para que tu equipo pueda dedicarse a aportar valor en otras áreas de tu negocio, más allá de la gestión de pagos y facturas de forma manual para clientes que ya cuentan con tus productos o servicios.

La automatización de los procesos de la gestión financiera, como la facturación y pagos, desempeña un papel fundamental, y no solo en la eficiencia general. También ayuda en áreas clave de tu organización para la continuidad del negocio, como la prevención del fraude y la gestión del flujo de caja.

Existen innumerables soluciones disponibles para automatizar tus procesos financieros o desarrollar un conjunto de flujos de trabajo para crear una herramienta completa de automatización de tus facturas y pagos. Existen herramientas para automatizar los pagos, con TPVs como Stripe, Redsys, Paypal, Global Payments, Addon Payments, Chargebee, entre otras, y también otras cuantas soluciones ERP para gestionar las facturas como Sage, Holded, Odoo, Quipu, entre otras.

Si cuentas con alguna de estas herramientas o estás pensando en implementar alguna con el objetivo de automatizar, una de las preguntas críticas es por donde empezar a automatizar. Por ejemplo, existen herramientas para automatizar simplemente los pagos de tu organización como podría ser los pagos automatizados en la contratación de algún servicio mensual. Y paralelamente existen herramientas automatizadas para la gestión de facturas mensuales.

Pero, ¿Cómo sabes si las facturas emitidas están pagadas? ¿Cuentas con algún sistema que esté automatizado que compruebe los pagos para marcar facturas como pagadas o impagadas? ¿Cuentas con una herramienta todo en uno con una comisión adecuada a tu negocio? Si sabes de lo que te hablo, repasemos la automatización de pagos, la automatización de facturas y cómo poder integrar todo para que puedas gestionar automáticamente tus procesos financieros.

¿Cómo automatizar facturas y pagos?

La gestión de pagos se realiza mediante el TPV para realizar pagos puntuales o repetitivos, como en el caso de las suscripciones. Tu cliente normalmente realiza el pago con el TPV con su tarjeta, transferencia bancaria u otros. Es muy probable, que tu TPV sea el que tu entidad bancaria te ha ofrecido, ya que probablemente es la que mejores comisiones ofrecerá.

La gestión de facturas se realiza normalmente con herramientas ERP, las hay más completas como Sage y otras más pequeñas como Holded, Odoo o Quipu. El objetivo de estas herramientas es mantener al día la gestión económica de tu organización para la continuidad del negocio, prevenir fraudes y la gestión del flujo de caja.

Si tu organización cuenta con estas herramientas, en algún momento de tus procesos internos realizas gestiones manuales, es muy probable que se pueda automatizar, revisemos algunos casos.

Sitio web de venta de productos

Si cuentas con un e-Commerce y tus productos o servicios se venden bajo demanda, es probable que ya cuentes con prácticamente automatizados los pagos y las facturas, ya que las  actuales herramientas CMS e-Commerce ya cuentan con estas soluciones integradas. Aunque en algunos casos, tu organización puede tener necesidades que no están cubiertas por estas herramientas como:

- Traspasar las facturas de mi e-Commerce al ERP de facturación desde donde se gestiona el libro mayor.

- Analizar las ventas con herramientas de reporting más avanzadas que las del propio e-Commerce, como la herramienta de reporting Data Studio.

Sitio web de suscripción

Si ofreces tus activos mediante suscripción, seguramente cuentes con un CMS e-Commerce que ya cuenta con modelos de suscripción o probablemente has desarrollado tu propia solución. Revisemos algunas de las necesidades que podrias automatizar:

  • Emitir automáticamente la factura antes de cobrar al cliente.
  • Actualizar el estado de la factura como pagadas o impagadas dependiendo del estado de pago en el TPV.
  • Analizar posibles fraudes o clientes con incidencias en el pago mediante TPV.

Conclusión

Con la automatización de facturas y pagos podrás eliminar algunas de las tareas más tediosas mensualmente, emitir los cobros a tus clientes por los servicios contratados, corregir el estado de facturas o traspasar información a tu sistema de reportes. La automatización te brinda procesar algunas funciones, como la conciliación de facturas, la verificación de transferencias y la aprobación automática. El beneficio más significativo de la automatización de pagos, naturalmente, es el tiempo que ahorras y la continuidad empresarial que te ofrece tener al día el flujo de caja y controlar el fraude.

Si estás pensando en automatizar alguno de tus procesos, no dudes en contactarnos, analizaremos tus necesidades sin compromiso.

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Referencias:
· AP Automation vs. Payment Automation: Which Software is Best for You?