Las videoconferencias son una herramienta digital clave en el trabajo remoto. Gracias a las videoconferencias podemos realizar reuniones sin límite de espacio o distancia, permitiendo un experiencia de trabajo remoto estable y saludable. Además en los tiempos que corren, en el que todos estamos trabajando en remoto, el uso de esta tecnología ha batido un nuevo récord, obligando a todas las organizaciones a dar prioridad a la experiencia y transformación digital del negocio.

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El teletrabajo con las herramientas adecuadas es garantía de éxito, tal como nos introducía Chiyana hace unas semanas, Trabajo remoto o teletrabajo. ¿Qué ventajas hay?. Te permite reducir costes de traslado, utilizar el tiempo a tu favor, focalizar en los proyectos y la oportunidad de incrementar la participación de los miembros del equipo y expandir la diversidad de pensamiento.

No obstante, es posible que tengas que lidiar con formación al personal y los clientes, solucionar algún problema de conectividad y lo más difícil y más importante, una buena dinámica y ética de todos los participantes en las videoconferencias.

¿Qué plataforma de videoconferencia escoger?

En el 2020 existen múltiples soluciones de videoconferencia, es cuestión de encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades, tanto económicamente como en términos de rendimiento e integraciones a las herramientas existentes en tu organización. Revisemos algunas de las más comunes:

Meet de Hangouts

Meet Hangout es la solución de videoconferencias de Google. Este servicio está incluido en el pack de G Suite, donde además de contar con las herramientas corporativas de Gmail, Calendar, Drive, y más, también podrás organizar videoconferencias con tu equipo. La característica principal de este servicio que lo hace relevante es que no necesitarás instalar ningún complemento o software en tu ordenador. Con un navegador web como Google Chrome, Firefox o Safari es suficiente para empezar a interactuar.

GoToMeeting

GoToMeeting es otra de las soluciones que lleva años en el mercado ofreciendo buena calidad y estabilidad en los servicios. Además cuenta con muchas ventajas si piensas escalar tus videoconferencias al siguiente nivel. GoToMeeting es líder en eventos online “Webinar” con capacidades para planificar, presentar y gestionar el seguimiento en tiempo real.

Zoom Meeting

Zoom Meeting se ha convertido en el gran aclamado en estos últimos días. Esto es debido a su gran rendimiento cuando la conectividad desciende. El sistema Zoom se adapta y prioriza de forma sensacional la calidad del sonido y video con la intención de mantener una conversación lo más fluida posible. Existen versiones tanto gratuitas como de pago y soluciones hardware para adaptar tus salas de reuniones a esta tecnología.

Aunque recientemente la plataforma se ha visto afectada por falta de parametros de seguridad y que el equipo de Zoom esta mejorando actualmente.

BlueJeans

BlueJeans al igual que Zoom, es otro referente por su calidad, estabilidad y procesamiento de la información con las conexiones a internet más frustrantes. Con un entorno muy amigable y fácil de utilizar, además de ofrecerte Hardware con cámara y micrófonos de alta fidelidad que podrás incorporar con facilidad en tus salas de reuniones.

Existen también muchas otras herramientas corporativas como Cisco Webex Meetings o Skype for business, aunque también hay muchas otras soluciones menos corporativas y tan diversas como Houseparty con las que podrías fomentar el Team Building.

Te invito a que analices y pruebes las características de cada uno de los sistemas de videoconferencia que hemos comentado, para evaluar y escoger aquel que mejor se adapte a tus necesidades.

Ética y dinámica de trabajo para el éxito de tus videoconferencias

Aunque escoger una buena herramienta de videoconferencia es importante, no lo es menos la ética y dinámica que cada uno de los participantes de una videoconferencia debe tener en cuenta. Recomendaciones para el éxito de tus videoconferencias:

Ancho de banda adecuado

Aunque tecnologías como la de BlueJeans o Zoom hacen maravillas con las conexiones a internet más precarias, es primordial que todo el equipo cuente con conexión a internet estable y de calidad.

Una cámara por persona

En muchas ocasiones se realizan videoconferencias en grupo en espacios que no están preparados para captar la imagen y el sonido de todo el equipo con calidad. En el caso de que no cuentes con una sala de reuniones equipada, es mejor que cada uno de los miembros del equipo realicen la videoconferencia desde su escritorio, conectados individualmente. Evitando así problemas de enfoque de cámara y de sonido por la distancia.

Además incentivar este tipo de conexión es muy adecuado, todos conectan por igual, creando un sentido de igualdad y confianza, una de las claves que nos comentó Chiyana. Además de evitar que se rompa el contexto de la reunión con comentarios puntuales en la sala de reuniones que no pueden percibir los participantes desde la videoconferencia.

Un micrófono por persona

En otras ocasiones se da el escenario en el que un grupo de participantes se encuentran en la misma sala, cada uno conectado con su cámara, pero con un solo micrófono conectado para evitar acoplamientos y eco. Para ello es imprescindible el uso auriculares independientes para cada participante.

Mira a la cámara

Puede que parezca obvio, pero realmente es relevante. Es importante establecer contacto visual al igual que lo haríamos en persona, para no perder el vínculo de confianza.

La iluminación y el espacio

Una manera realmente simple de asegurarse la iluminación adecuada y de que se vea una imagen de calidad es sentarse frente a una ventana, !sin dar la espalda¡. En caso que no puedes contar con espacio junto a una ventana, asegúrate de que la fuente de luz que utilices esté delante y no detrás. Es recomendable que el espacio tenga fondos neutral como pared blanca, obras de arte, plantas, etc.

Enfoque en la reunión

El enfoque es básico, es por ello que es importante hacer partícipe solo a las personas del equipo relevantes en la videoconferencia. Además de combinar las videoconferencias con una herramienta de gestión de proyectos donde compartir toda la información, para que el resto del equipo que no ha conectado no pierdan el seguimiento de los proyectos.

Conclusión

Con la tecnología adecuada, un poco de atención y buenos hábitos, tu organización se verá beneficiada de las ventajas inherentes de la videoconferencia y el trabajo remoto, mientras conservas la mayoría de los beneficios de socializar entre tus colegas.

¿Qué sistema de videoconferencia utilizas? ¿Tú y tu equipo establecéis dinámicas y normas éticas en cada conexión?

Photo by Allie Smith on Unsplash

Referencias: